Registrar la factura de un proveedor
Cada vez que un proveedor te entrega una factura, el primer paso es registrarla en el ERP. En este momento la factura solo queda anotada en estado pendiente: todavía no toca tu inventario ni tu contabilidad. Eso te da espacio para revisar que todo esté correcto antes de cerrarla.
Ten a la mano la factura física o digital
Necesitas el número del documento, la fecha, qué clase de comprobante es (crédito fiscal o factura de consumidor) y el detalle de los productos con sus cantidades y costos.
Confirma que el proveedor ya esté dado de alta
La factura se asocia a un proveedor que ya exista en tu cuenta. Si es la primera vez que le compras a alguien, primero créalo como proveedor.
Captura los datos de cabecera
Anota el proveedor, el número de la factura, el tipo de documento, la fecha y, si quieres, una nota interna que te ayude a recordar de qué fue la compra.
Agrega cada producto como una línea
Por cada renglón pon la descripción, la cantidad y el costo unitario sin IVA. Si el producto está en tu catálogo, vincúlalo para que el inventario se mueva al recibir la factura.
Guarda la factura
Al guardar, la factura queda en estado pendiente. Todavía no genera efectos contables; eso ocurre cuando la recibes.
Preguntas frecuentes
¿Puedo registrar un gasto que no es un producto de mi catálogo?
¿Qué pasa si dejo la fecha vacía?
Solución de problemas
Al guardar me dice que el proveedor no existe.
El proveedor que elegiste no está dado de alta en tu cuenta. Créalo primero en el módulo de proveedores y vuelve a registrar la factura.
No me deja guardar una línea con cantidad cero.
La cantidad tiene que ser mayor que cero. Revisa esa línea y corrige el número de unidades.